機密PDFの提供方法、こんなセキュリティコントロールの手法があります

特定の人にだけに見せたいファイル、どんな受け渡しをしていますか?もし、暗号化したPDFとパスワードが、そのまま流出してしまったらもう食い止めることは不可能・・・

2013年にニュースで話題になりましたが、日本の機密ファイルが海外のアーカイブサイトでダウンロードできる状態になっていたそうです。そこには、日本の製造技術に関するファイルも含まれていた・・・。

ここで恐ろしいことは、その企業自体、情報流出している事実そのものに気づかないということです。そして、情報漏洩の約80%が、実は内部の人間による流出が原因だとも言われています。現代のビジネスでは、社内だけで完結する仕事はほとんどなく、取引先や委託先、派遣社員、多くのパートナーが関わっています。一方で、信頼するパートナーへ送った図面や重要データに関して、配布先での管理状況はどこまで把握できているでしょうか?

仮に、パスワードとファイルをセットで渡してしまっている場合、それを、どこまでも追いかけて管理する、という考え方は現実的ではありません。しかし、これまでの、パスワードによるセキュリティコントロールとは少し違ったアプローチで、セキュリティのレベルを1段階あげることが可能です。そのひとつの方法が「認証」の仕組みの追加です。認証機能を用意することで、指定した人以外はファイルを開くことができませんし、仮にファイルが流出したとしても認証機能のおかげで、そのファイル自体の閲覧を禁止にすることもできます。

認証の仕組みでは、閲覧できる期間を設定することもできますので、出版関係では「お試し」配布というかたちでも活用もされています。映画で登場するメッセージのように、閲覧可能期間を過ぎれば、そのファイルはもう見ることはできなくすることもできます。

個人情報の記載されたファイル、機密データのネット配信、取引先への提供、海外へ持ち出すパソコンに保管されたファイル。セキュリティ管理、今一度、見直してみてはいかがでしょうか。

簡単なデモもご用意していますので、お気軽にお問い合わせください。